如何策划一场优秀的线下活动?

作者:善小花企划视界2017-07-04 来源:市场部网


无论是线上活动还是线下活动;无论是从用户获取维护的角度出发,还是从产品宣传推广的角度出发;每个市场、运营人员,每年都要做好几场活动。


线上活动的形式和玩法都很多。相对来说,线下的活动会更加套路化一些。此前,我做线下活动的经验比较少。


但最近一个月,我策划、跟进、执行了一场线下活动后,找到了做线下活动的13个步骤,涵盖整个活动周期。




上图主要是依据我之前策划执行的一场沙龙活动经验而成,对于线下的沙龙、会议、分享类的活动都比较适用。接下来,具体说说每项细节。


活动前:漫长的筹备期与执行期


我把活动正式开始之前的时期,都称之为活动前。具体又分为筹备期和执行期。


其中筹备期是指对活动策划、构想阶段;执行期则是确定好活动主题后,去不断推进活动进程。


1、策划案


想做活动,策划案要先行。一份完整的活动策划案,应该包括以下几点:




包含了这些要素的策划案,能让领导明白你要做一场什么样的活动,活动的目的是什么,活动效果是怎样的。


而其中,比较重要的是活动目的。活动目的,不外乎名与利两种。


设定好活动目的后,要根据活动目标去设定和判断本次活动的预期效果、活动风险。这有利于你更好地去把控整场活动。


2、时间进度表


如果你提交的策划案被上级同意了,我的建议不是立刻撸起袖子加油干,而是先去列一份活动时间进度表。


从我和一些活动运营的沟通来看,很多人反映最后的活动效果不是很理想,原因就在于活动的时间节奏没有把握好。节奏一乱,活动也乱了。


我的经验是列一个时间进度表,规定每段时间内要做些什么,由谁负责,Deadline前必须把东西给到。保证全员配合默契,井井有条。具体如下图。




执行起来也很简单。主负责人按这些要素制作一个Excel表格(或者是teambition等可以进行线上协作办公的软件)给到所有人,大家按时记录和汇报即可。


3、招商PPT


对于线下活动来说,不花钱是不可能的。因此,活动前期需要准备好招商PPT,来以此获得更多的资金支持,减少自己的活动成本。


一份完美的招商PPT,颜值在线自不必说,其次是要保证内容。


简而言之,你要给你的招商对象看到以下内容:这个活动是什么,这个活动能给你什么,你需要回馈我什么。


我能给你什么,你能给我什么,这是商务合作的基础和前提,不能匹配的合作都是在耍流氓。


当然,在做商务合作时,也不一定要给钱才行。如果双方能进行资源置换,也是可以合作的。


比如,对方免费给你提供场地,你为场地进行宣传。


4、场地与嘉宾


对线下沙龙、会议、讲座等活动来说,场地和嘉宾是非常重要的。筹备期内一定要先确定好场地和嘉宾,否则会非常影响活动周期和节奏。


对于场地的选择,我个人一般都会有以下几个考虑:


价格:场地的价格成本一定要控制,能以资源置换的形式免费获得,那是最好了。如果实在不行,也要以搭载资源置换的形式去获得较低的价格。


空间:要根据活动预期人数选择能够足够容纳的场地。


交通:交通便利很重要,地铁附近是首选。


设备:主要看场地方是否能提供音响、话筒、LED屏幕、桌椅等一些会议必备的设备。


而最终确定的场地,应该是以上几点因素综合后的最佳选择。


其次是嘉宾。如何去挑选一个合适并有影响力的人来做分享,从而吸引更多的人来报名参加活动呢?


我一般是这么操作的:


⑴ 根据活动主题筛选出行业内较为出名的个人或者企业;

⑵ 利用‘六度空间分割’理论,去找到那个人;

⑶ 和嘉宾沟通,通过他的业务经验、个人履历来判断他是否可以胜任嘉宾一角色。


从我个人的角度来看,找到合适的嘉宾关键是看人脉资源。因此,平时可以多交朋友,多积累一些人脉资源。


活动早期的所有细节搞定了以后,紧接着就要进入到正式的准备阶段了,这个阶段你需要去不断宣传你的活动,尽可能吸引更多的人来报名参赛。


5、活动文案


活动文案,是用来吸引用户报名的。好的活动文案,可以吸引更多的人来报名。


目前,比较流行的活动文案主要有两种,一种是简单粗暴版,一种是故事引入版。


简单粗暴版的文案,一般都是随便唠嗑几句,然后开始介绍活动。这种活动文案,一般阅读量都不太高,但胜在清晰明了,转化率高。


还有一种文案,是偏向软文。一般是由励志故事、心灵鸡汤或者是干货引入,结尾再猝不及防给你个活动报名海报。这类文案比较适合在合作推广的平台上发布。


但不管用这两种文案里的哪一个,一篇活动文案都要包含以下几个活动内容:


多说一句,如果你是在第三方报名平台上进行统一报名的话,比如互动吧和活动行,建议要提前在报名平台上发布活动。因为平台还要对活动进行审核,活动报名链接要在审核后才能拿到。


6、活动物料


一场沙龙活动,所需的物料其实很多,基本上各个环节,各个时期内都需要做图制作物料。大致如下图。


我一般会根据活动类型和团队规模来做出物料删减和扩充。必不可少的是活动海报、现场易拉宝以及邀请函。


在这块儿,建议市场、运营们掌握一些做图、制图的能力,当团队里没有设计师或者设计师很忙的时候,你也可以自己上阵,不至于被打乱时间节奏。


7、活动报名与用户维护


活动一旦开始,接受用户报名后,这个时候就要做用户维护了,这样做一是你可以对来参加活动的用户做到比较了解,二是可以让到场率变得高一些。


现在比较普遍的用户维护方式,是将所有用户拉进微信群里。


但你若是走统一报名平台的话,即使你留了微信号,也不一定能保证所有报名的人都会来加你微信。这个时候,你可以通过发短信、打电话、让报名者邀请(因为有时是大家组团报名)等方式把用户拉进群里。


8、活动宣传与推广


整个活动,有两大块最重要,一块是现场执行,另一块就是宣传推广。


宣传推广有两个大作用:

  • 一是吸引更多的人报名参加活动;

  • 另一个是让行业内注意到你办了一场不错的活动,提高知名度。


宣传推广一般从可以从以下几个角度出发:



其中,需要作出说明的是:


外联媒体平台宣传:这一块就需要活动负责人和执行人去联系了,选择一些和自家活动主题类似的媒体平台进行宣传。


这种合作,以资源置换为最优合作方式。像活动平台的宣传,也是一样,需要去主动联系。但活动平台一般收费比较多。


行业好友宣传:建议选行业内有些影响力和话语权的好友。


报名用户宣传:一般来说,用户的社交圈子是比较一致的,让报名用户帮忙宣传的话,可以撬动更多对活动感兴趣的人。


但这最好是以优惠的方式,比如减免报名费。


行业组织、社群:找到和活动主题类似的社群和组织,让他们帮忙宣传或者集体报名。


其他方法:诸如发邮件、微信一对一联系等等,都可以尝试,也会有一点效果,但是相对来说,用户体验不是很好。


9、各方沟通与对接


其实在整个活动准备期中,基本就是在和各方做沟通与对接,比如嘉宾、场地、合作方等。


但我在沟通中发现很多人喜欢拖,明明答应你周三给你一样东西,但到周五还没有给你。这样的情况,就会大大的拖慢你的进度和效率。


怎么办呢?


很简单的方法,不停地催。如果催了也没用,就让你的上级或者对方的上级去催,虽然方法有些不厚道,但能保证进度。


活动中:踩点、分工与现场执行


10、活动前的准备


如果活动举办地不太远,一般活动的当天上午要去现场踩场。如果活动举办地比较远,那就要提前一天去踩场了。


踩点主要是为了了解现场,做现场布置和人员分工。


① 了解现场

调试音响等设备、测试PPT、测试话筒、规划一下现场、了解洗手间等位置在哪里,这些细节在踩点时都要把控到,做到心里有数。


② 布置现场

虽然是沙龙类活动,不需要太花哨,但还是要简单布置下,保证现场的气氛和专业性。


③ 活动现场的分工与执行

一场200人的活动,需要一位主负责人,一位负责指引,一位负责签到、一位主持人、一位控制气氛、一位拍摄照片、一位速记、还需要一位stand by。


这么一看要8个人才可以,但若是人手不够,4个人也可以。因为上面说的事情一些事情可以错开来,一个人可以负责两件以上事情。


11、活动现场执行


做了那么久的准备,最重要的就是活动当日了。


如果前期做的好的话,活动当天会比较省力,基本只要注意一些小细节就可以了。


比如:


⑴ 活动秩序很重要。

线下讲座、会议、沙龙类活动容易出现现场嘈杂的情况,这便需要一个把控现场秩序的人去不断维护的。


⑵ 现场氛围要活跃。

做沙龙互动,其实很讲究互动,尤其是一个嘉宾讲完,底下的用户要能有反馈。


要想产生互动,关键在于嘉宾能抛梗,另一个则是要有一位能调动气氛的主持人,其次要注意到一些容易产生失误或造成不完美的小细节。


比如活动开始前要做指引,方便大家能快速找到场地;上一个嘉宾讲完后,要及时调出下一个嘉宾的PPT;遥控笔要提前教会嘉宾使用等。


这些细节,你可能不会注意到,但参加活动的人都是会看在眼里的。


活动后:活动总结和活动简报


活动结束了,并不代表你的活动运营也结束了。这个时候,你还需要做的事情是进行活动总结和活动简报。


12、活动总结


活动总结的目的是总结经验与活动成败,帮助你之后做其它活动更顺利。


做活动总结,可以邀请现场执行的工作人员,一起开会讨论活动失误和成功的地方。也可以咨询来参加活动的人,听听他们的意见。这样做出来的活动总结,是比较完整和全面的。


13、活动简报


活动简报是给谁看的呢?一是给公司内部领导、同事看的,二是给赞助商、合作方看的。


因此,活动简报里要呈现的内容为:

这个活动是什么样的,

这个活动做了哪些宣传,

这个活动有哪些合作方参与进来,

这个活动的效果如何等。


简报要做得高大上,突出活动很成功,让各方都满意。


以上,是我关于做出一场成功的线下活动的一些小经验。从整体来看,我认为做一场活动一定要考虑到以下几个因素:

  • 活动进度(节奏

  • 活动宣传推广

  • 活动现场气氛

  • 活动目的及效果(如收入、影响力等


牢牢把握这4个方向,再配合我提供覆盖活动完整周期内的13个小经验,就无需担心办不好一场精彩、成功的线下活动了。


作者:善小花

文章来源于公众号:姑婆那些事儿(ID:gupo520),本文已获得作者授权,如需转载请联系作者本人。




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